Pontos relevantes na contratação do software ERP

Há alguns pontos importantes a serem levados em consideração na contratação do software ERP, por isso abaixo a Gnaritas selecinou uma matéria especialmente com este assunto:

 

1. Decisões Internas que influenciam na tomada de decisão na seleção do software ERP

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1.1. Objetivo a ser alcançado com o ERP;

Definir os objetivos a serem conquistados com o software ERP de uma forma clara e simples. Detalhar os benefícios em termos de gestão e retorno financeiro na mensuração destes objetivos.

Abaixo alguns exemplos de objetivos;

• Suportar o crescimento da empresa;
• Maior controle no Fluxo de Caixa;
• Internalizar a Contabilidade;
• Redução de estoques;
• Apuração Fiscal;
• Aprimorar os processos da empresa;

 1.2. Definição de Budget/ Orçamento que se pretende investir.

Importante que a empresa com base no seu faturamento calcule um percentual (%) a ser investido em TI (Tecnologia da Informação), este valor deverá contemplar o investimento com a aquisição e implantação do software ERP. Geralmente as empresas calculam entre 3% a 5% do faturamento para estes investimentos.

Ressaltando que o budget deverá atender também os investimentos que podem ser necessários para suportar a infraestrutura necessária para a utilização do ERP, é recomendável também separar verba para a aquisição de licenças de outros aplicativos, como por exemplo, sistema operacional , banco de dados entre outros, que pode vir a ser necessário na implantação do software ERP.

No momento da definição dos objetivos, pode-se mensurar o retorno financeiro, o que de uma forma negociável com a diretoria da empresa, pode servir para compor o budget disponível.

1.3. Definição e Priorização de Departamento/Área ou Processos a serem implantados.

Definir quais serão as áreas que devem ser implantadas, nos remetem algumas perguntas chaves, como por exemplo;

Quais são as áreas que com o menor esforço já teremos grandes resultados? E assim ganhar credibilidade no projeto junto à empresa para as próximas fases que virão.

Quais áreas que de forma clara , já conseguiremos mensurar os resultados em termos financeiros? Pois assim, teremos resultados tangíveis que comprovam o acerto estratégico de se optar por um software ERP.

É importante ter em mente que algumas áreas estão interligadas, tais como Compras e Contas a Pagar, assim, não podemos implantar o Contas a Pagar sem o Compras, refletindo sobre  a possibilidade de retrabalho futuro e processos manuais neste momento, como a inclusão dos títulos a receber manualmente ao invés de gerados pelas Notas Fiscais de Entrada;

1.4. Mapeamento de Processos e Regras de Negócio:

A empresa deve ter a clareza da maturidade que se encontra em relação a seus processos e regras de negócio, pois o software ERP automatiza processos, desde que estes estejam adequados e desenhados de forma funcional.

Caso contrário, é recomendável uma consultoria de processos antes e durante o projeto de implantação do ERP.

Importante salientar que na implantação do sistema ERP, os processos serão levantados, e que tem sido uma boa prática das empresas assumirem o desenho do processo na forma como está concebido no ERP e adequá-lo ao seu dia-a-dia,  assim utiliza-se de uma boa prática de gestão empresarial com sistema ERP e a implantação flui melhor.

1.5. Definição da Equipe interna que participará da implantação do ERP.

É essencial que os donos ou diretores da empresa, enfim, profissionais da alta administração, diretamente envolvidos com as decisões estratégicas, estejam participando ativamente deste grupo, na definição de processos e regras de negócios.

1.6. Determinação de datas de início e conclusão.

Alguns erros comuns no processo de implantação é a definição equivocada da data de início do projeto e a sua data final.

Pontos importantes são; escolher a data de início que coincida com algum período de maior tranquilidade da empresa, por exemplo, uma empresa de varejo iniciar o projeto na época de festas, onde historicamente é um período de maior movimento, dificultando a participação dos profissionais da empresa e acarretando em maior pressão com os envolvidos.

 

2. Busca por fornecedores de ERP

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2.1. Contratar consultoria para avaliar fornecedores;

Na busca de um software ERP, muitas empresas contratam consultores independentes que farão a análise completa e apresentar a melhor solução, com base num custo benefício atraente para a empresa.

Esta forma traz algumas vantagens, por exemplo; buscar um sistema ERP que melhor atenda a sua expectativa, algumas desvantagens envolvem o tempo que o consultor terá para entender como funcionam os processos e regras de negócios da empresa que busca um ERP e claro o investimento na contratação do consultor.

2.2. Contratar Gerente de TI para avaliar fornecedores;

Caso a empresa ainda não tenha uma gerente de TI e dentro do escopo de decisões internas esteja como premissa à sua contratação, será a sua primeira missão no cargo a de selecionar um ERP.

Neste caso um ponto importante é que o gerente escolherá a melhor solução, já que após o software ERP implantado, a responsabilidade por sua continuidade na empresa será do próprio gerente.

2.3. Pesquisar quais são fornecedores de ERP;

Para encontrar no mercado, fornecedores de ERP, outro meio são as pesquisas. Colocamos abaixo alguns meios eficazes para obtermos sucesso nas pesquisas;

• Associações de classe patronal (ASSESPRO);
• Associações de classe sindical (SINDPD);
• Indicações de outros empresários do mesmo segmento;
• Entidades de pesquisa e estudo, tais como Gartner, IDC entre outras;
• Revistas e sites especializados (como por exemplo: www.portalerp.com) ;

 

3. Avaliação do fornecedor de ERP

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3.1. Conhecer o executivo de vendas que será o responsável pelo atendimento comercial da sua empresa dentro do fornecedor

Na maioria dos casos as empresas de ERP e em geral também, dividem, entre sua área comercial, as regiões por territórios, onde existirá um executivo de contas (também conhecido como Gerente de Contas) responsável pelo atendimento comercial da sua empresa (também se referem a sua empresa como “conta”). Este profissional fará, em muitos casos, o elo entre a sua empresa e as demais áreas do fornecedor de ERP.

Importante que este profissional entenda as suas necessidades e conheça seus processos. Compreenda quem são os decisores e quem são os detentores dos processos de negócios, assim a comunicação será mais simples, clara e direcionada.

3.2. Visita à sede do fornecedor de software ERP

Áreas como Desenvolvimento do ERP, Suporte aos Clientes, Treinamento e Atendimento Comercial são departamentos importantes a serem visitados.

Quando compramos um ERP ou serviço geralmente, tratamos de uma venda intangível, neste caso tudo que for tangível nesta compra deve ser impecável, isto envolve a sede do fornecedor, a apresentação de seus profissionais, a lisura da proposta comercial e o kit boas-vindas.

O Kit Boas-Vindas é uma simbolização da aquisição do ERP, envolvendo geralmente uma caixa (Box) com manual de instalação, certificado de garantia, dados cadastrais, CD, DVD ou pen-drive onde estará contido o ERP, enfim, os fornecedores de ERP buscam criar uma experiência agradável neste momento e apresentar algo tangível que concretize a aquisição.

3.3. Apresentação Técnica do ERP, com foco no seu segmento

Para que o processo de aquisição de ERP tenha sucesso, um dos itens mais importantes envolve a apresentação técnica com foco no seu segmento.

Neste momento, por mais que o ideal seja uma apresentação alinhada com seus próprios processos, geralmente ele é feita com base em processo mais genéricos, com base no segmento.

Uma apresentação inicial com base nos processos específicos do potencial cliente pode gerar algum tipo de custo à empresa contratante do ERP, já que o fornecedor deverá elaborar um levantamento sobre os processos e desenvolver uma visão de diagnóstico atual e ideal.

A prática das empresas de ERP é no momento da apresentação técnica, executar anteriormente uma prévia análise de aderência (vide análise de aderência) e quando apresentar algo sistêmico que não atenda o processo interno é esclarecido com mais detalhes como se pode executar de forma padrão aquele processo no sistema, ou a outra opção, que seria customizar/personalizar (vide FAQ) o sistema para atender da forma processada hoje pelo potencial cliente.

Provavelmente, esta customização/personalização só será desenvolvida de fato após a assinatura do contrato.

A customização/personalização deverá estar detalhada na proposta técnica (escopo), e o valor na proposta comercial. Enfim, é de suma importância que os processos críticos que deverão ser atendidos pelo sistema, caso customizados/personalizados, estejam contemplados no momento de fechar o contrato; o valor, escopo, garantia e se possível, um suporte para atender estas alterações, pois assim, nos casos de atualizações do sistema padrão, já será trabalhada a conversão da customização/personalização sem maiores problemas na nova versão.

Aos diretores da empresa contratante do ERP, importante neste momento participarem da apresentação os seguintes perfis de profissionais da sua empresa;

Diretores, Proprietários e Acionistas: Focar a apresentação na gestão da empresa com base em relatórios, indicadores e tabelas.

• Supervisores e Gerentes de TI: Focar na apresentação informações sobre tecnologia, customizações/personalizações, segurança da informação, infraestrutura física (Servidores, redes etc) e lógica (Sistemas operacionais, banco de dados etc), atualizações de novas versões, suporte, treinamento e atendimento a seus usuários.
• Usuários-Chave: Focar em como o sistema ajudará seu dia-a-dia, refletir no ERP processos críticos feitos atualmente, clareza de telas, usabilidade (quantidades de cliques para determinadas tarefas), ambiente intuitivo para rápido entendimento do que se procura e mais ainda, ter a ciência que o usuário-chave trabalhará diretamente no sistema, mas que deve ser algo bom para a empresa, pois os profissionais podem trocar de empresas numa velocidade maior do que o ERP por exemplo.

Para ambos os perfis é importante que estejam aberto a algo novo, quebrando alguns paradigma e aproveitar a apresentação para identificar uma melhoria no processo, uma inovação na forma que se trabalha, ao invés de ficarem apenas sugerindo que se repita, e de forma igual praticamente, no ERP que está sendo avaliado, a maneira que se trabalha hoje.

 3.4. Visita à cliente referência no seu segmento que já utiliza o software ERP com sucesso;

Para que tenhamos mais segurança na aquisição do software ERP correto a sua necessidade, aderência e melhor custo/benefício é importante visitar um cliente-referência da fornecedora de ERP do seu segmento.

Esta visita pode ser feita de duas formas; Visitar sem a presença da fornecedora de ERP ou sendo guiado por ela. Em cada uma das opções temos suas vantagens e desvantagens.

Visita sem a fornecedora do ERP: Temos algumas vantagens referentes à Liberdade para abordar os profissionais da empresa referência de forma mais clara, levantando pontos que tiveram dificuldade ou não, esclarecimentos sobre o atendimento efetivo da empresa fornecedora do ERP, enfim, o relacionamento flui com menos tensão. Algumas desvantagens envolvem, por exemplo, que algumas empresas do mesmo segmento não se sentem confortáveis em receber potenciais concorrentes, para abrir a forma como utiliza um sistema de gestão, já que é um diferencial competitivo a maneira como a empresa é gerida, e o ERP tem participação fundamental.

Visita com fornecedora do ERP: Algumas vantagens são que os pontos fortes serão com certeza mencionados, como forma de aprendizado é uma grande oportunidade, pois os obstáculos vencidos serão apresentados e pode-se ter paralelos com outras empresas de segmentos diferentes que servem como base de análise para decisões tomadas, esta informação só o representante da fornecedora terá. Desvantagens que temos envolve de ser uma visita mais controlada e guiada, deve-se ter sutileza em avaliar e perguntar sobre os pontos negativos do sistema e processo, o que o próprio representante da empresa fornecedora de software ERP poderá esclarecer, tornando uma vantagem analisar os dois lados da questão.

O momento de uma visita a uma empresa do mesmo segmento que o da empresa adquirente do ERP é criar relacionamentos profissionais éticos, pois é uma excelente oportunidade de conhecer novas formas de trabalhar e oferecer algo em troca, como uma visita nos mesmo moldes à empresa anfitriã e um produto da sua empresa, ou um presente simples, como forma de agradecimento, são atitudes profissionais agradáveis.

Esta atitude deve partir da empresa visitante e não da fornecedora de software ERP, pois a visita é algo que deve ser honesto, sem brindes envolvidos ou demais regalos que podem direcionar a visita para uma perspectiva menos idônea do que é na realidade, assim perdemos todos. Se ao final a empresa fornecedora do ERP oferecer a todos brindes promocionais, neste caso é ético, pois o que deveria ser dito já foi e a percepção do agradecimento é real independente do direcionamento dado ao encontro.

3.5. Análise de Aderência

Análise de aderência é o momento onde confrontamos o dia-a-dia da empresa, seus processos, com uma demonstração detalhada do ERP.

Muitas vezes neste momento encontramos formas diferentes de lidar com um determinado processo, por exemplo; “A empresa trata o Recebimento de Materiais com um formulário que contém a informação referente a 2° unidade de medida, o sistema já não tem como controlar esta informação”. Este tipo de “descompasso” entre o processo feito atualmente pela empresa e processo apresentado pelo ERP, resolve-se de 2 formas;

• Ou a empresa avalia se deixar de controlar a 2° unidade de medida não afetará seus controles e demais processos, para assim deixar o controle da 2° unidade de medida de lado e assumir por completo a forma sugerida pelo ERP em estudo;
• E a outra forma seria, caso a empresa considerasse que este controle é essencial para a sua boa gestão, o ERP deveria ser customizado para atender a necessidade, para isso é feito uma arquitetura de sistemas e o desenvolvimento seria um valor/investimento a mais a ser inserido na proposta comercial da empresa, encarecendo o projeto.
• A Análise de Aderência é um momento muito importante que conhecermos as funcionalidades do ERP e a forma como a empresa trabalha atualmente, é comum em pequenas empresas a abordagem de utilizar a melhores práticas nas regras de negócios contidas nos ERP´s e em contrapartida, no caso de grandes empresas, a customização passa a ser uma opção menos traumática do que alterar processos em todas as suas unidades e departamentos.

3.6. Modelo de Contratação (Vide Modelo de Contratação)

3.7. Visão de Investimento (Proposta Comercial e Técnica);

No processo de Seleção de Fornecedores de ERP, nesta fase a potencial empresa adquirente do ERP recebe as propostas comerciais e técnicas, que sintetiza todo o processo apresentado, neste momento já conseguimos entender o que está aderente ao processo, o que deverá ser ajustado no processo, em forma de procedimento, para atender o ERP e o que deverá ser customizado/personalizado no ERP para atender a especificidade do processo.

Entendemos também quais as etapas e metodologias de implantação do ERP, seus cases de referências, as pessoas que trabalharão no projeto, do fornecedor e da empresa adquirente. Com base nestas informações e confrontando com as decisões internas, a visão de investimento é muito mais próxima da realidade e minimiza possíveis erros de precificação e análise de aderência inadequada.

Na maioria dos casos, o fornecedor de ERP elabora duas propostas;

Proposta Comercial: Com as informações referentes a preços, valores, formas de pagamento e demais condições comerciais.

Proposta Técnica: Detalha o escopo do projeto a ser entregue, o que será implantando, quais processos serão atendidos, customizações/personalizações desenvolvidas, treinamentos entre outras especificidades da entrega do serviço.Com as propostas em mãos, total entendimento da forma de contratação e a segurança da aderência do ERP aos processos da empresa adquirente, corroborando com as decisões internas tomadas,  podemos concluir que o processo de seleção de fornecedores de ERP está chegando ao final com grande margem de sucesso na escolha do fornecedor de software ERP.

3.8. Comparativo entre fornecedores de ERP;

Comparativo de algo intangível, como é no caso de software, é algo que por si só não é simples, ainda mais quando você tem outras variáveis, tais como; Serviço de implantação, Infraestrutura necessária, Tecnologia mais avançada entre outras, devemos buscar alguns direcionadores para tal decisão.

A comparação deve ser pautada em alguns critérios claros, que podemos dividir em Estratégicos e Técnicos.

Os Estratégicos devem atender decisões internas da empresa adquirente, tecnologia empregada, credibilidade do fornecedor do ERP entre outros apresentados pela alta direção da empresa compradora do ERP.

Os Técnicos envolvem de forma mais ampla detalhes sistêmicos e metodológicos. Podem ter diversos modelos, desde pontuação sobre itens atendidos, valor da customização/personalização para atender os processos específicos, prazos de entrega do projeto, metodologia de implantação, facilidade de utilização do ERP entre outras.

 

Em conclusão, é importante que a empresa compradora tenha a segurança que está comparando “banana’ com “banana”. Acreditamos que este roteiro tende a tornar este processo mais claro e simples, facilitando com base em fatos a decisão pelo melhor software ERP e aumentando as chances de sucesso no projeto de implantação do sistema de gestão empresarial.

Fonte: PortalERP